W każdym urzędzie państwowym czy biurze prywatnym jest coś takiego jak obieg dokumentów. Na czym on polega i po co jest. Otóż obieg dokumentów w urzędzie polega na specjalnej drodze, czy inaczej procedurze, którą muszą przejść dokumenty, aby trafiły we właściwe miejsce i do właściwego pracownika. Kiedy petent składa pismo do urzędu to jednocześnie wnosi o załatwienie pewnej sprawy administracyjnej. Ta sprawa administracyjna powinna być załatwiona w miarę możliwości jak najszybciej i zgodnie z przepisami prawa. Jest to możliwe tylko i wyłącznie, jeżeli w urzędzie funkcjonuje w prawidłowy sposób obieg dokumentów. Wtedy to dane pismo przechodzi od jednego pracownika do drugiego, aż trafi do tego właściwego, który finalizuje daną sprawę. Pismo najpierw znajduje się w sekretariacie, gdzie właściwy pracownik stemplem nanosi na nim datę wpływu. Następnie trafia do kierownika urzędu, który to kieruje je do osoby zarządzającej daną jednostką. Tylko w ten sposób sprawa administracyjna może być właściwie, szybko i sprawnie załatwiona.
